職務経歴書の考え方と書き方のコツは?転職エージェントを利用したほうがいい?

履歴書が終わると、職務経歴書に移ります。
特に転職活動にあまり慣れていない方だと、履歴書は書きやすいけれども
職務経歴書はどう書いていいかすらわからない、と感じるようですね。
ここでは、出来る限り効率よく、書類選考に通過しやすい職務経歴書を作成する流れについて説明します。

まず、職務経歴書作成の目的を改めて考えてみましょう。
・あなたがどういう仕事をしてきた人かを伝える
→「今までどういう仕事をやってきたか」「どういう実績を具体的に挙げてきたか」を確認して、「あなたがその企業で(どう)活躍できるか」が、読んだ採用担当者の目に浮かぶようなきっかけを作る
・履歴書で伝えられなかった部分を表現する
・履歴書でマイナスポイントになっていた部分を補ってプラスにもっていく
・面接で更に質問をされるためのネタを提供する
・職務経歴書を見て、「一度会ってみようか」と思わせる
(履歴書だけを見て「会おうか」と思われるより、より現実的な話になる)

ということが、職務経歴書作成の主な目的です。

特に最初の部分は重要で、あなたがしてきたことをただ羅列だけしても読む方は飽きてしまいますし、いい実績を書き並べてもそれが応募している職場とはあまり関係のない話であれば意味がありません。

いかにあなたのことを「面白そうな応募者だから会ってみようか」と思わせるかがポイントとなってきます。

従って、職務経歴書では履歴書とは全く逆の方向を向いて作成することになります。
履歴書はたんたんと事実を書き、マイナスイメージのある事実はしっかりフォローするか目立たないようにする、というディフェンシブな方向性で作りました。
逆に、職務経歴書では、書類を読んだ時に「おっ!」と思わせるような内容を盛り込み目立っていくようなオフェンシブな方向性で作っていきます。

履歴書は「落ちない」ことを目標にしていますが、職務経歴書では「受かる」ことを目標にしていくわけです。この部分を念頭において、作っていくことにしましょう。

職務経歴書の作成

それでは、職務経歴書を実際に作っていきます。
(既に持っているよ、という方は、以下を流し読んで「不足している」と感じた部分を追加していくようにしてください)

ゼロから作っていくと仮定するなら、以下の流れが効率的です。
① とりあえず職務経歴書のタイプをひとつ選ぶ
② 簡単な会社歴・業務歴を書く
③ 成果や実績を思いつく限り書き出す
④ ②と③の内容を簡単にまとめておく
⑤ 採用する立場から考えて逆算する
⑥ ④と⑤の内容をつなげる
⑦ レイアウトを整える

順に説明していきましょう。

① とりあえず職務経歴書のタイプをひとつ選ぶ

まず、自分のこれまでの仕事をイメージした時に、以下のうちどのタイプがあなたにとって最もフィットするかを考えます。まずひとつ選んで書いてみて、もし違和感を感じるようでしたら、後で変更することは可能です。

職務経歴書は履歴書のようにフォーマットがかっちり決まっているものではなく、本来は自由に作って構わないものです。

しかし、ある程度決まったパターンがありますので、それに従って作成して、必要性を感じたらオリジナリティを出していくようにした方がいいでしょう。

職務経歴書は、おもに「編年体式」と「キャリア式」に分類されることが多いです。
「編年体式」とは、職歴を古いものから順に時系列に沿って書いてくもので、「逆編年体式」はその逆になり、職歴を新しいものから順に時系列に沿って書いていくことになります。
「キャリア式」は、職歴を時系列に書くのではなく、これまで経験してきた分野別に書く方式であり、プロジェクト(期間)毎に書くか業務毎に書くかは、これまでの仕事のスタイルや職種によって書きやすい方を選びます。

大きく分けると以下のようになります。

A:時系列タイプ (編年体式・逆編年体式)

役職変更、部署/支店異動等のイベントを軸に、時系列期間単位で列記する
標準的なタイプ。営業職やサービス業、事務系職種まで幅広い職種に適する形式。

B:プロジェクトタイプ (キャリア式)

プロジェクト等、期間毎の業務を軸にした、表形式のタイプ。数ヶ月単位で目まぐるしく変わる業務経歴も、分かりやすく表現可能。エンジニアやプロジェクトマネージャー、その他専門職など、プロジェクト単位での業務が多い職種に適する形式。

C:ブロックタイプ (キャリア式)

経験した業務を軸に、業務内容を詳しく列記するタイプ。部署異動が少ない、または部署や役職の変更で大きな職務の変化がない場合に有効。管理部門系の専門職種など平行して複数の職務をこなす職種に適する形式。

まずはこの中から1つパターンを選ぶことになります。

② 簡単な会社歴・業務歴を書く

次は、これまで働いてきた勤務先の名称、所属した部署の名称、肩書、時期について書いていきます。具体的には、以下の空欄を埋めるような形です。

____年___月から____年___月まで、_______社において、 _______職として(____職位として)、___________の仕事を担当してきた。

このように、簡単で構いませんので、履歴書で書いた社名全てについてこの空欄を埋めていきます。
同じ社内で異動して職種が変わっている場合は別々にすれば分かりやすいですし、もし何回か昇進したのでしたら、最上位職での仕事を目立つように書きます。

とにかく気楽にテンポよく書くことで、イヤにならないことが重要です。
また、思いつかないところは無理して書いても仕方がないため、まずは思い出せる範囲内で構いません。

③ 成果や実績を思いつく限り書き出す

空欄を埋める作業で、「何の仕事をしてきたか」について考えましたが、 今度はその後に「どんな成果を挙げたか」「どんな実績を出したか」について書いていきます。これは、自分がやりやすい方法で構いません。
頭に思い浮かんだ順にどんどん書きだしていきます。

ただ単に「仕事をした」事実を知るだけでは企業にとっては不十分であり、「何を成し遂げたのか」を企業は知りたいので、この作業は必須です。

しかし、この「成果」というのは思いつく限り、どんな小さなものでも構いません。
難しく考えることなく書き出していってください。特にここで必要なのは実績としてあがった数字、具体的な名称(商品などでも可)、その他固有名詞です。

転職をしていきなり全く同じ成果を挙げられるかどうかは採用する側にもまだこの時点ではわかりません。だから数字や固有名詞がどれだけすごいか、ということよりも、あなたがひとつひとつの仕事に対してきっちり成果を把握して振り返っているという事実が伝わるように、具体性を出すわけです。

④ ②と③の内容を簡単にまとめておく

③ で、思いつく限り実績や成果を書きだしましたが、次に②で埋めた空欄とその内容がリンクするようにします。

具体的には、②の“_________の仕事を担当した”という部分を、 _________の仕事を担当し、
_________を実現した
_________を改善した
_________を減らした
_________を成し遂げた
というように変えていきます。

「~を担当した」「~を行った」というのは行動ではありますが、その結果については触れていないため、「それで、どうなったの?」と採用担当者は聞きたくなります。
だから、「~を実施したことにより~を成し遂げた」といった、結果の部分を明確にしていくわけです。

このように、全ての文章の末尾を「成し遂げた結果」に置き換えてください。
(どうしても置き換えられないものが幾つかある分には構いません)
これで、あなたの職務経歴書はかなり説得力のある能動的なものになります。

この際、以下に気をつけてください。
・嘘はつかないこと
・無茶な実績(絶対に再現できないと思われる実績)は書かないこと
・面接の時に突っ込まれたくないことは書かないこと
(いつこの件で質問がくるのか、と面接でびくびくしていてはダメだから)

この作業を実施したら、最後に、これまで並べてきた成果のうち、あなたが一番良かった、もしくは自信を持って人に話せる成果をひとつ選んでおいてください。
何もないところから考えるより、選択肢があった方が楽ですので。

⑤ 採用する立場から考えて逆算する

さて、今度は、今まで考えてきたあなたの職歴のことは一切忘れて、ちょっと以下について考えてみてください。

「あなたがこれから応募しようとしている会社の面接官(現場の責任者・採用権限者)だとしたら、どういう人が欲しいと思いますか?」

性格でも、職歴でも、なんでも構いません。思いつく限り書き出してみてください。
はっきり言って、あくまで想定で構いません。100%当たるということはあり得ませんので、気軽に書きだしてみることが重要です。

もしあなたがその企業に入ったら、将来同様に面接官となり、次に入ってくる人の審査をする立場となるかもしれません。その時の練習をするくらいのつもりで、一度考えてみてください。こうすると、今までと違った視点から採用プロセスを客観的に見ることができるので、結構いい練習になります。

⑥ ④と⑤の内容をつなげる

それでは④でまとめたあなたの実績の部分と、⑤で考えた、会社が求める人物像とのすり合わせを行ないます。もしあなたが「こういう人だったら採用されるのではないか」と思っている人物像が、職務経歴書に記載されているあなたの姿と似ていたら、あなたはその仕事に自信を持って応募することができますよね。

従って、ここでは、⑤で考えた、理想的な人物像が出すと思われる成果があなたの職務経歴書の中に入っているかどうかを確認し、もし入っていなければ、今までのあなたの実績からそれに最も近いものを選んで付け加えていきます。

もちろん、あなたもその職場で働いているわけではないので、あなたが思い描く人物像が実際に会社が求めている人物像と違う可能性はあるでしょう。
しかし、もしその業界であなたが今まで働いていたのであれば、あなたが想像する理想の人物像はそれほどピントはずれではないはずです。

もしそういった“雰囲気”を持った応募者かもしれない、と採用担当者が感じることができたら、あなたに興味を持ち面接へと呼ぼうと思うでしょう。
逆にそういった“雰囲気”を全く醸し出していない職務経歴書では、採用担当者はあなたにそこまで魅力を感じず、面接に呼ぼうか迷うかもしれません。

仮に同じようなレベルの職場、同じような仕事内容、同じような年齢の候補者が複数いて、採用担当者がその中から1人だけを面接に呼ぶというシチュエーションがあったとしたら、その採用担当者は間違いなく、自分がイメージしている人物像に最も近い人を選ぶでしょう。

また、もし、あなたが今まで働いていた業界と全く違う業界もしくは違う職種に応募しようとしていた場合の話ですが、この時は前の業界で培った能力を職務経歴書で前面に押し出すようにし、その能力が次の転職先候補でも発揮でき成果が上がることを匂わすようにします。業界知識・経験といった部分は少ないわけですから、そこに着目されるのではなく、あなたが「何をできそうか」というところに着目してもらえるよう書き方を調整してください。

⑦ レイアウトを整える

そして最後にレイアウトを整えて完成です。この作業には、単純に表などを用いて見た目をよくすることから、文章を時に体言止めするなどしてリズム感を出すなど、いろいろな内容が含まれます。

内容を今まで作り込んできたわけですから、最後に「見た目の読みやすさ」と「読んだ時の内容の分かりやすさ」にポイントをおいてレイアウトを整えてください。

職務経歴書は1~3枚が普通ですが、もし3枚になるようであれば、先頭に職務や勤めていた会社の概要などをまとめるのもひとつの手です。内容がある職務経歴書の場合、3枚目を読む際には相当疲れていますから、先頭で大筋を見せてあげた方が読む側も助かります。

また、一文が長いのは大変読みにくく、それだけで文章力がないと思われたり、構成力がないと見なされる危険性があります。一文は短く、テンポよく書くことで同じ内容でも、迫力を持って相手に伝えることができますので、最後の校正の際にもう一度確認しましょう。

また、職務経歴書にはグラフや図は入れず、可能な限りシンプルにした方がいいです。

応募書類でさらに差別化するポイント

ここまで、履歴書と職務経歴書の作成方法を見てきましたが、もしこれだけでは他のライバルに比べて弱い、と感じている場合、あなたがとる方法は他にあります。

それは、さらに付属資料をつけることです。
特に決まった名称はありませんが、私はプロフィールシートと呼んでいます。

このシートこそ、内容や構成にルールは全くありません。
何故なら、完全にあなたオリジナルの、あなたのことを宣伝する(アピールする)資料だからです。

書類選考の1~2週間を待つのが厳しい人にとっては、特にこのシートの存在が頼りになることがあります。転職サイトなどを使わず、企業に直接応募をし、「履歴書や職務経歴書以外にこの資料も見てほしい」と伝えて相手に了承してもらえば、あなたは他のライバルより一足先に選考の流れに乗ることができるかもしれません。
(中途半端な資料を送ってしまうと、あなたの評価を下げて逆にすぐ落とされるという結果が待っていますので、書類作成には慎重になる必要がありますが)

このプロフィールシートに書く内容は何でも構いませんが、「志望動機」などを文章でだらだらと書くよりも、あなたの実績であったり、将来やりたい事などを、相手が楽しく読めるように書く方がいいと思われます。
履歴書や職務経歴書は定まった形があり、面白みがある書類とは違うので、そういった付属資料であなたの人間性を出すわけです。

何かあなたが出した成果をグラフなどで表してもいいですし、あなたの資格を絡めた将来のキャリアパスみたいなものを表現してもいいと思います。
目的は、「他の候補者からあなたが埋もれないように差別化すること」と、相手に 「あなたへの興味をもってもらうこと」です。
履歴書や職務経歴書ではなかなかわからないあなたの人間味みたいなものがその資料で伝われば、あなたは面接に大きく近づけることになります。

何度も繰り返していますが、応募書類を作成して送付する時のゴールはあくまで次の面接にまで確実につなげることです。
相手があなたの書類を見て「どんな人かな」とちょっと興味をもてるような、そんな仕掛けを考えてみてください。(ただし、やり過ぎは禁物です。)

次の項では、出来上がった応募書類をもとに、どういった方法で志望企業に応募すれば一番面接につながるかについて考えてみます。

応募方法の選択

応募書類が出来上がったところで、さあ応募しましょう。。。。。か?
いや、ちょっと待ってください。

実は、あなたの置かれているシチュエーションによって、最適な応募方法が存在する場合があります。ちょっと考えてみましょう。

あなたの履歴・職務経歴に競争力があり(ライバルに勝てるもので)、応募したい仕事や企業が既に明確である
→この場合は、(可能なら)直接応募、(少し時間に余裕を持つなら)転職サイト、のどちらかがいいです。人材紹介会社を使わない方がいいです。それは何故か?

人材紹介会社を経由すると、採用する企業側には初年度あなたの年収の 30% 程度を負担しないといけません。人材紹介会社に依頼している時点でその負担は覚悟をしているはずですが、もし転職サイトなどにも求人情報を載せている場合、やはり企業としてはお金のかからないサイトから応募してほしいと思うものです。

もしその採用枠がたったひとつだとしたら、書類選考で簡単に通過したとしても面接後の最終選考で、あなたと同じような経歴・能力の候補者が転職サイト経由で応募していたらその人が選ばれるかもしれません。

従って、応募する企業が明確で、あなたの履歴が十分フィットする時は、転職エージェントを使うことでマイナスになることがあります。

あなたの履歴・職務経歴が普通で(ライバルと同じくらいという想定)、特に急いで転職を決めなくてはいけないという状況ではない場合
→このケースでは、転職サイトを避けて、直接応募をするか人材紹介会社をうまく活用するようにします。転職サイト、特に大手の転職サイトには一般的な応募者が殺到しているため、もしあなたの履歴や職務経歴にインパクトがなければ、埋もれる可能性が高くなります。

特に人気の企業、有名企業、人気職種には応募が殺到することが多く、1週間で軽く 150 を超える応募が来たりすることもあります。この応募者の中から面接にまで進むのも難しいですし、応募者が多いと自動的に選考にも時間がかかるため、スケジュール調整が困難になります。

そこで、前項で触れたようなプロフィールシートを作って独自性を打ち出し、直接応募することで他者と差別化を図るか、人材紹介会社を通して応募をすることであなたの良さを企業に打ち出してもらうようにします。

人材紹介会社はあなたの代わりに応募をしてくれるので、面接のスケジュールを調整する手間はかなり省けますし、もしあなたの履歴がそこまで目立たない場合、企業側に売り込むためにいろいろと知恵を貸してくれます。人材紹介会社が企業に転職者を紹介する場合、推薦状のような頭紙をつけて、あなたの良さなどを付け加えて企業に渡します。
特に、人材紹介会社がその企業と深いコネクションを持っている時は「それなら会うだけは会ってみようか」という話になることもあります。

このように、あなたの置かれている状況によっても、応募方法の選択がその後の命運を分けることがあります。

特に、最初のパターンで「彼はエージェント経由でなければ採用したかもしれないが」と採用担当者が言ったというケースは時々耳にします。選考上のボーダーラインに乗ってしまうとこのようなリアルな話が起こりうるわけです。

是非、各仕事探し方法の特徴を見ながら、失敗しない応募方法を選択してください。

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